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Proceso de trabajo Blog

Por qué es importante tener un proceso de trabajo y una organización?

Lo primero que quiero decir es que cada persona y negocio tiene un sistema que ha evolucionado con el tiempo y la experiencia y que lo que puede funcionar para unos, no tiene que funcionar para otros, o puede no estar en sintonía con los valores que se tienen o se quieren tener.

Creo que es muy importante tener un proceso y una organización, sobre todo cuando solo somos una persona (como en mi caso) llevando todo el trabajo. Necesitamos tenerlo todo más medido, conocer nuestros límites para no sobrecargarnos de trabajo y, muy importante, no perder dinero. Sin organización se pierde dinero y aunque nuestro proyecto sea nuestro sueño y disfrutemos trabajando, no hay que olvidar que es un negocio del que queremos vivir y en el que tenemos que cumplir unos objetivos.



1/ Decidir cuántos proyectos aceptar al mes

Hay que tener clara la parte económica mensual: gastos que hay que cubrir, beneficios y sueldo. Después, tu vida personal. Cada uno tenemos nuestras propias responsabilidades y nuestra necesidad de tiempo libre e incluso de formación para continuar aprendiendo. Esto es muy importante porque cuando emprendes corres el riesgo de invertir 12 horas o más en el trabajo, incluso en fin de semana. Al principio es normal dedicar más tiempo a tu propio proyecto, pero te aconsejo que no se convierta en una rutina porque al final puedes pinchar. Tu mente y tu cuerpo te lo agradecerán.

Cada proyecto necesita su tiempo, no todos se podrán ejecutar en uno o dos meses y también depende del tipo de servicio que ofrezcas, pero hay que tener en cuenta que nuestros gastos son mensuales y, además de los gastos que tenemos que cubrir (gestoría, herramientas de trabajo, cuota de autónomos, alquiler, Internet, móvil, luz, etc), deberíamos tener un sueldo.

Teniendo esto en cuenta, ¿cuántos proyectos puedes y deberías conseguir al mes para cumplir objetivos? Puede que sean 2 grandes + 2 pequeños, 3 grandes + dos pequeños… Tener unos objetivos definidos, te ayudará también a espabilar y moverte para conseguirlos.

2/ Fases y condiciones en el proceso de trabajo

En mi caso, esta parte está en continua evolución. Cada cliente te puede sorprender con algo en lo que no habías caído porque nunca te había pasado y te hace pensar: “esta situación tengo que definirla en el proceso, en las condiciones de trabajo/contratación para que quede claro y no tengamos sorpresas luego” (sobre todo tú, te puede costar dinero).

Hazte varias preguntas:

¿Con cuánto tiempo de antelación admites un proyecto?

¿Hay una reserva para guardarle a ese cliente un hueco en la agenda? Yo antes no lo hacía y ahora sí. ¿Sabes lo que es que te acepten un proyecto (no puedas coger otro más) y esa persona deje de responder a tus mensajes? Sí, si te he visto no me acuerdo y has perdido 2 proyectos.

El pago de una reserva es un compromiso por ambas partes.

¿Cuándo se empieza a trabajar? ¿Hay un trabajo previo a esa fecha que haya que preparar? Por ejemplo, para mi servicio de diseño web las reservas se hacen mínimo con un mes de antelación. Durante ese tiempo se trabaja el briefing y los contenidos (fotos, textos, branding…) para tenerlo preparado antes de empezar a trabajar mi parte.

Hay que tener en cuenta si el cliente necesita sesión de fotos, contratar un profesional de branding, copywriter… Ellos también necesitarán su tiempo, así que ten en cuenta otros proveedores que tu cliente pueda necesitar para su proyecto.

¿Qué ocurre si un cliente retrasa el proyecto? En mi empresa (aunque seamos una persona tenemos un negocio, una empresa) si hay un retraso por mi parte, me busco la vida para cumplir los plazos (a no ser que sea algo grave) y a día de hoy, eso no ha ocurrido. Si es por parte del cliente, dejo claro en la propuesta, donde están señaladas las condiciones de contratación, que se tendrá que adaptar a mi nueva disponibilidad.

Organizo los proyectos y los tiempos (también teniendo en cuenta posibles imprevistos y retrasos) atendiendo a las necesidades de cada proyecto, sabiendo cuándo podría estar terminado, cuándo puedo comenzar nuevos proyectos y teniendo en mente esos objetivos que quiero conseguir.

Cada proyecto tiene la dedicación y tiempo que se merece (normalmente tengo varios a la vez y lo tengo en cuenta para no sobrecargarme) para que el resultado sea el esperado y mi cabeza esté donde tiene que estar. Si un cliente retrasa su proyecto por el motivo que sea y se queda fuera de cualquier plazo o previsión de posibles imprevistos, puede que cuando lo retome esté dentro del espacio que otro cliente ha reservado y por el que tiene prioridad.


“Te pago más para que me reserves el espacio”. No es una cuestión de dinero. Si se retrasa y hay otros proyectos, encajar el proyecto que está fuera de plazo implica que tengo que encajarlo en mi tiempo libre porque el tiempo que dedico para el trabajo está 100% ocupado con los proyectos que tenían reservado ese espacio.


Esto es algo que aprendí escarmentando y perdiendo dinero. Un retraso ajeno a nosotros no debería de hacernos perder dinero, ni rechazar otros proyectos interesantes y que nos apetece hacer. Hay que tener en cuenta que es nuestro sueldo el que está en juego, cubrir gastos que no admiten un retraso y es lo que nos da de comer a muchos. No aceptar otro proyecto que pueda encajar contigo por un retraso supone hacer malabares ese mes o los próximos meses.


3/ Ser flexible (con límites)

Aunque tengamos unas condiciones, un proceso de trabajo y unos plazos, no hay que olvidar que somos personas y que en la vida podemos tener muchos imprevistos, no solo profesionales, también personales.

En mi trabajo soy muy flexible con los imprevistos, pero a veces es necesario poner un límite para que no se nos vaya de las manos y volvamos a centrarnos. Cada uno tiene que saber cuál es su límite. Como dice Charuca:

“Focus Darling”.


4/ La comunicación con el cliente (el feedback)

Terreno pantanoso y mucho. No importa si trabajas para un cliente final u otra empresa, todos tenemos nuestros propios horarios, trabajo, etc. La no comunicación o el retraso en una respuesta, es un retraso en todo el proyecto.

He visto a algún profesional comentar que en sus emails le indica al cliente el plazo que tiene para responder. Puede parecer chocante, pero es algo a valorar. Yo envío emails de recordatorio, comentándole también que sin la respuesta no puedo continuar. A veces es así y otras veces me puedo centrar en otro tema del mismo proyecto, o paso a otro cliente.

En cuanto al Feedback, es importante orientar al cliente sobre lo que necesitas porque te puedes encontrar con comentarios del tipo: “no me termina de…”, “podrías proponerme otro estilo”, “tengo dudas” … Un antiguo jefe era fan de la frase “dale una vuelta” y yo me quedaba en plan: ¿a qué?, ¿a todo?, ¿a algo en concreto?, ¿qué parte no te ha cuajado para poder centrarme en eso? Los detalles en las respuestas son fundamentales para poder ofrecerle al cliente lo que realmente quiere porque de momento no podemos leer la mente. Muchos no se darán cuenta de esto, por eso es importante que les orientes sobre el feedback que necesitas.

Algún profesional tiene un documento/guía que ofrece al cliente sobre cómo hacer un buen feedback, para que ellos sepan cómo expresarse y hacerte llegar el mensaje correcto. Esto es algo que voy a incluir próximamente.


5/ Días reservados para hacer una tarea

Con el tiempo te darás cuenta de que hay tareas de tu trabajo que son habituales. Un ejemplo: los presupuestos. Antes, cuando me pedían un presupuesto, lo hacía ese mismo día y lo entregaba al día siguiente (o incluso al final del día). A final me encontraba con varios parones en mis jornadas para dedicar tiempo a los presupuestos, posponiendo otras tareas.

Decidí que los viernes era día de presupuestos, así tengo todos los que me han pedido a lo largo de la semana, los preparo y los envío.

Como te comentaba, esta organización y proceso están en continua evolución y cada profesional tiene que buscar aquello que mejor le encaje, atendiendo a sus propias experiencias.


Espero que te haya ayudado mi experiencia y te pueda dar alguna idea.  

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